Instituto Federal de Rondônia

IFRO coloca em funcionamento novos módulos do sistema SEI para comunicação externa

O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Rondônia (IFRO) passará a receber eletronicamente as correspondências externas por meio do Sistema de Eletrônico de Informações (SEI). Até então entregues no protocolo do IFRO através da recepção ou enviadas para o e-mail da reitoria e demais gabinetes dos campi, agora com a implantação do peticionamento, tanto as pessoas físicas quanto jurídicas poderão protocolar documentos, requerimentos, solicitações e processos através da página do peticionamento eletrônico do Instituto Federal de Rondônia.

Mediante cadastro prévio, os usuários poderão incluir documentos em processos já existentes ou iniciar um novo processo para uma solicitação junto a cada unidade do IFRO. Seguindo orientações do Processo Eletrônico Nacional (PEN), o Barramento de Serviços é uma infraestrutura centralizada que permite que um órgão envie processos ou documentos administrativos digitais para outro de maneira segura e com confiabilidade de entrega. Tal infraestrutura permite o trâmite eletrônico independentemente da tecnologia adotada.

Os módulos Pesquisa Pública e Peticionamento Eletrônico foram devidamente testados e parametrizados no IFRO. A medida fazia parte da implantação do Sistema nos órgãos que utilizam o SEI, e também atende à recomendação aos trâmites de processo eletrônico devido à COVID-19, bem como às Instruções Normativas SEDGG-SGP nº 19, 20 e 21 (março de 2020) para os órgãos e entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional, disponíveis AQUI. Como forma adicional de receber processos e documentos através do ambiente virtual, o peticionamento já é utilizado por outros órgãos, como Ministério da Economia e Ministério Público Federal.

Os documentos digitalizados e incluídos em processos eletrônicos ainda devem ser legíveis, editáveis de letras e acessíveis, possibilitando o Reconhecimento Óptico de Caracteres, que em inglês é o OCR (Optical Character Recognition). De modo a permitir a conversão de documentos como arquivos PDF e imagens, possibilitando a pesquisa e a edição do conteúdo do documento.

Segundo a Chefe de Gabinete da Reitoria, Ariadny Medeiros Ferreira, “o módulo de pesquisa pública permite à comunidade realizar consulta aos nossos processos e documentos institucionais que são públicos, e não necessita de cadastro prévio. É uma iniciativa de transparência dos órgãos”. As informações sobre a Consulta Pública estão no Manual do Usuário Externo, em que estão explicados o peticionamento e intimação eletrônicos, acesso externo e assinatura externa. Para acessar, clique AQUI.

Ao explicar que o novo procedimento virtual contém informações previamente estabelecidas para incluir o documento e/ou processo, sendo bem intuitivo e contendo explicações na própria página, a Chefe de Gabinete mostra que haverá ganho para todos.

“A implantação do SEI já trouxe muitos benefícios para o IFRO e para a comunicação entre os órgãos e parceiros, trouxe uma forma mais rápida de envio e recebimento das correspondências oficiais. A implantação de módulos como a pesquisa pública e o peticionamento eletrônico fazem parte de uma evolução da implantação do sistema. As fases seguintes tendem a melhorar o sistema tanto para os usuários como para a comunidade. O peticionamento eletrônico permite que qualquer usuário consiga utilizar nosso sistema de forma remota para iniciar processos e incluir inclusive documentos em processos já existentes, como Notas Fiscais para pagamento, por exemplo, permitindo celeridade no atendimento.  A implantação do peticionamento eletrônico é muito importante principalmente neste período de pandemia, em que estamos realizando o atendimento de forma remota, porque amplia os canais de atendimento e acesso ao IFRO”, diz Ariadny.

Serviço

Para conferir o Manual do Usuário e todas as informações referentes ao SEI: https://portal.ifro.edu.br/sei-nav

Para orientação dos usuários, estão disponíveis os seguintes vídeos tutoriais:

Peticionamento novo (quando não há processo): https://www.youtube.com/watch?reload=9&v=9YSnBuI7WDA

Peticionamento intercorrente (com processo já existente): https://www.youtube.com/watch?v=NqB7yhzT6eE

O Manual do Usuário pode ser diretamente acessado em https://docs.google.com/document/u/2/d/1tBRrH1E4s25Q2ZBe6sW0qp75HsnIvKWfqmeoVU8MQLo/pub#h.s4n6presjvg

E as recomendações ministeriais estão disponíveis em https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/gestorpublico/1277-tramite-eletronico-de-processos-e-documentos