Instituto Federal de Rondônia

IFRO incentiva padronização de procedimentos administrativos

Estão disponibilizados no site do Instituto Federal os manuais de procedimentos ligados à Pró-Reitoria de Administração (PROAD/IFRO). Cinco manuais estão vigentes: Gestão e Fiscalização de Contratos, Patrimônio e Almoxarifado, de Inventário, Compras e Contratações Compartilhadas e de Apuração e Aplicação de Penalidades às Empresas Contratadas. O objetivo é apresentar aos setores que trabalham nas áreas, ou mesmo a comunidade escolar no geral, o conjunto de normas e documentos com instruções escritas de rotina a serem cumpridas em cada caso.

Para quem atua ligado aos setores de Administração, os manuais são ferramentas operacionais, especialmente os que tratam da rotina do almoxarifado ou de contratos. “Todos possuem grau de importância similar. Só que entre eles, há um que representa um gargalo muito grande, e que envolve a comunidade diretamente, é a parte de fiscalização de contratos. Este veio para tentar pacificar algumas coisas que ainda não falávamos a mesma língua. E quando digo que envolve a comunidade é porque temos as figuras de fiscais de contrato. Muitas das vezes o servidor entra na instituição, é designado para ser fiscal de contrato, mas ainda desconhece suas atribuições. O manual vem justamente para elucidar essas dúvidas, compreendendo o que é um contrato, como funciona, suas cláusulas, entre outras informações. Acredito que este será o mais difundido pela praticidade dele”, afirma diretora de Administração do IFRO, Jéssica Cristina Pereira Santos.

Elaborados em 2016, os regulamentos foram publicados no portal institucional para ampliar a divulgação. Conforme Jéssica “identificamos que havia necessidade de padronização, porque cada unidade adotava uma forma de fazer, e nas reuniões que fazemos com os departamentos de administração (DPLADs) detectamos a necessidade de tentar uniformizar o máximo possível. Claro, que no Instituto temos as diferenças, considerando os campi agrícolas, os industriais e a reitoria, ou os que possuem estrutura pequena e os setores estão no início de suas atividades e não têm servidores. Mas tentamos o máximo possível padronizar. Instituímos grupos de trabalho das respectivas áreas para fazer a construção dos manuais. Foram feitas minutas, buscamos informações de outros Institutos Federais, colocamos para consulta pública no caso dos pares, porque alguns são muito técnicos, e todos os departamentos que estavam ou não nos grupos de trabalho participaram da construção. Então foi dessa forma: criou-se o fluxo, fez o manual, colocou para consulta pública dos pares, passou pela Procuradoria Federal junto ao IFRO para parecer com relação à legalidade, feito isso o reitor fez aprovação por meio de portaria, aprovando seu uso no âmbito do Instituto. E como estavam espalhados, com a PROAD ou com os setores, e nem sempre tinham sido enviados para todos os servidores, disponibilizamos todos os manuais concluídos no site”.

No caso do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos, por exemplo, o objetivo é prestar orientações e subsídios aos gestores, fiscais e seus substitutos designados para fiscalizar e acompanhar a execução dos contratos administrativos efetivados no âmbito do IFRO, nivelando os entendimentos e procedimentos, respeitando os princípios da legalidade, eficiência, eficácia e economicidade, permitindo a evidenciação e transparência dos atos de fiscalização. Sem substituir a legislação vigente (Lei nº 8.666/93, da IN MPOG/SLTI 02/2008 e outras), nele estão determinações legais, conceitos, instruções e orientações técnicas destinadas a subsidiar os agentes envolvidos na fiscalização de contratos na execução das suas missões.
Novas padronizações serão debatidas no mês de abril, quando está prevista a realização de novo encontro de DPLADs. Atualmente a Pró-Reitoria trabalha na padronização do SEI (Sistema Eletrônico de Informações) e de processos. A diretora explica que para a comunidade interna é bom porque sendo manuais técnicos podem ajudar a dirimir as dúvidas sobre o funcionamento da Pró-Reitoria de Administração. “A área de administração é um conjunto de engrenagens, se uma para traz reflexos para outras áreas. Uma licitação envolve diretamente o contrato, inicia na licitação, mas vai terminar no contrato. Se conseguirmos mapear todas essas áreas, com certeza o fluxo será melhor”. No geral, os manuais se propõem a serem documentos dinâmicos, podendo ser revisto periodicamente pela Pró-Reitoria de Administração sempre que houver necessidade, especialmente quando ocorrer alteração na legislação pertinente.

Os manuais de procedimentos estão disponíveis aqui.