Instituto Federal de Rondônia

IFRO passa a emitir diplomação 100% digital  

Ação completa ciclo de Transformação Digital executada na instituição

No dia 19 de dezembro de 2022, o Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Rondônia realizou a emissão do seu primeiro Diploma Digital para um aluno de um curso de graduação. A ação representa a última etapa do ciclo de Transformação Digital executado no IFRO. Agora, todo o acesso aos serviços ofertados pela instituição ocorre por meio de soluções de tecnologias da informação e comunicação integradas (TICs), como a inscrição em um processo seletivo, matrícula, atividades de ensino, gestão acadêmica e mais recentemente a emissão do diploma no formato digital para todas as modalidades e níveis de ensino.

“A partir de agora toda a certificação do IFRO passa a ser no formato digital, seja em cursos de formação inicial e continuada, os fics, seja em um curso de ensino médio técnico, ou em um curso de graduação, os nossos alunos receberão seus certificados de forma digital. É o IFRO trabalhando para a transformação digital dos seus serviços, fazendo jus ao que está na sua nomenclatura: uma instiuição que oferta educação, ciência e tecnologia”, destaca o  Reitor Pro Tempore do IFRO, Edslei Rodrigues.  

Antecedentes 

O processo de transformação digital na instituição na área educacional avançou consideravelmente com a implantação, em 2019, de um novo sistema acadêmico “que permitiu novas funcionalidades, dentre elas, a matrícula, a rematrícula online e ultimamente estávamos trabalhando na certificação digital”, relembra o Reitor.

O IFRO realizou a emissão do primeiro diploma digital no dia 26/08/2022, para o aluno Lucas Colque dos Santos, do curso Técnico em Administração Concomitante ao Ensino Médio, do Campus Porto Velho Zona Norte. Desde então, a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação do IFRO, em parceria com a Pró-Reitoria de Ensino e a  Coordenação Geral de Registros Acadêmicos vêm trabalhando para que todos os certificados e diplomas emitidos pela instituição sejam digitais.

“O projeto de transformação digital consiste em oferecer ferramentas digitais que possibilitem ao cidadão o acesso aos serviços oferecidos pela instituição sem a necessidade de comparecimento presencial nas unidades. Hoje, o candidato se inscreve, matricula, estuda, acompanha sua vida acadêmica e recebe seu diploma por meio de ferramentas digitais (SUAP, AVA, IFRO Mobile), sem a necessidade de estar presente fisicamente na instituição. Com isso, o cidadão não precisa mais se deslocar até uma unidade, facilitando o seu dia-a-dia, reduzindo seus custos com transporte, eliminando filas de espera, podendo fazê-lo no horário que lhe convir”, reforça o Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação, Erlan Fonseca de Souza.

Importante destacar que essa diplomação digital é de nível nacional, instituída pelo MEC através das portarias nº 330/2018 e nº 554/2019. “Apesar dessas portarias tratarem apenas dos diplomas digitais de graduação, outra portaria que trata do acervo acadêmico digital, a nº 360/2022, nos vedou de produzir a partir de 01/08/2022, documentos de acervos acadêmicos de forma física, logo diplomas e históricos de cursos técnicos e certificados de cursos de pós-graduação, Fic e extensão, são documentos de acervos acadêmicos, então tivemos que desenvolver também formas de certificar esses alunos de forma digital”, ressalta Lígia Cristina de Souza, da Coordenação Geral de Registros Acadêmicos do IFRO.

Benefícios do Diploma Digital

Na diplomação digital não é necessário a etapa de requerer o diploma, uma vez que os procedimentos são automatizados, ou seja, o aluno conclui o curso, o setor de registros acadêmicos gera o diploma, os responsáveis realizam a assinatura e o  diploma é encaminhado por e-mail ou disponível para acesso no portal do aluno.

 Dentre os benefícios apontados por Erlan, destacam-se a redução de custos, uma vez que não é mais necessário a impressão dos certificados em papel moeda, bem como custos com envio de malotes para assinaturas entre unidades e a  agilidade no processo, em todas as etapas, visto que após a colação de grau, o diploma pode ser emitido com mais celeridade, pois as assinaturas são realizadas eletronicamente, por meio do sistema, independentemente da localização do assinador.  Não há mais a necessidade de atendimento presencial pelo setor de registros acadêmicos das unidades para esta tarefa, reduzindo assim as atividades laborais destes setores.

Lígia explica que no caso de o diploma digital de graduação “pelo nosso sistema ter que interagir com o sistema da RNP, e passar por uma validação dos dados antes da disponibilização para assinatura, ele acaba não sendo instantâneo. Durante o processo de geração, ele passa por algumas etapas como, primeiro a validação dos documentos acadêmicos e daí a disponibilização para assinatura, depois que esses documentos acadêmicos são assinados o sistema gera o histórico escolar final e disponibiliza para assinatura, e somente depois de todos os atores da ação assinarem o histórico é que ele gera o diploma e disponibiliza para assinatura também, e depois de todos os documentos assinados leva alguns minutos para a disponibilização do XML e RVDD. Com os diplomas de cursos técnicos, FIC, pós-graduação, por não terem essa interação com outro sistema externo, o processo realmente é bem mais ágil”.

Outro benefício apontado por Erlan sobre a diplomação digital é a segurança, pois os diplomas são assinados por meio da Cadeia de Certificados digitais ICP-EDU e ICP-Brasil. “O sistema oferece mecanismos de validação dos diplomas, disponíveis ininterruptamente 24h por dia, eliminando assim, riscos de falsificação de documentos. Os diplomas de graduação são passíveis de validação diretamente pelo Ministério da Educação, através do validador disponível em: https://validadordiplomadigital.mec.gov.br/diploma. Riscos de extravios de trânsito de malotes não existem mais”, explica o gestor que destaca ainda a disponibilidade como benefício: “O diploma agora é um arquivo digital, podendo ser armazenado pelo aluno em seus dispositivos pessoais, bem como em sua nuvem pessoal”.

Sobre o Diploma Digital

O diploma digital foi instituído pelo Ministério da Educação (MEC) por meio da Portaria MEC nº 330/2018 no âmbito das instituições de ensino superior, públicas e privadas, pertencentes ao Sistema Federal de Ensino e regulamentado pela Portaria MEC nº 554/2019, que dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior – IES pertencentes ao Sistema Federal de Ensino, e pela Nota Técnica nº 13/2019/DIFES/SESU/SESU.

O Diploma Digital é um documento com autenticidade garantida e validade jurídica comprovada e possui as mesmas características da versão física. Sua assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, seguem as normas e parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais (PBAD). A assinatura digital da ICP-Brasil possui total autenticidade, integridade, confiabilidade e o não-repúdio é uma forma de validar o documento, além de protegê-lo (visto que alterações invalidam a assinatura). Trata-se de um documento 100% digital, ou seja, sua geração, armazenamento e existência são totalmente digitais, e tem por objetivo modernizar o fluxo, proporcionar maior agilidade nos processos de emissão e assinatura, garantindo a interoperabilidade e integridade dos dados, dar mais transparência e agilidade ao processo, e prevenir falsificação de diplomas.

Atualmente o IFRO tem a opção de validação de diploma digital pelo Sistema Unificado de Administração Pública - SUAP, bem como a validação na ferramenta disponibilizada pelo Ministério da Educação, através do link:  https://validadordiplomadigital.mec.gov.br/diploma