Instituto Federal de Rondônia

Coordenação de Contrato e Convênios (CCONV)

A Coordenação de Contratos e Convênios (CCONV) é o setor responsável pela elaboração, execução, análise, acompanhamento e controle dos contratos administrativos e convênios firmados pela Reitoria, com vistas à aquisição de bens, contratação de serviços em geral e obras de engenharia, promovendo a gestão desses contratos e coordenando a fiscalização dos mesmos.

Atribuições

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I. promover a gestão dos contratos administrativos da Reitoria, coordenando a fiscalização dos mesmos;

II. controlar o prazo de vigência dos contratos firmados pela Reitoria, deflagrando os procedimentos para suas renovações ou indicando novos processos licitatórios, com no mínimo 90 dias de antecedência;

III. controlar os saldos dos contratos firmados pela Reitoria bem como dos seus respectivos empenhos;

IV. elaborar as minutas de contratos para comporem os processos licitatórios realizados pela Reitoria, bem como as minutas de termo aditivo, termo de apostilamento, termo de rescisão, termo de cooperação e termo de convênios;

V. revisar, sistematizar e formalizar, após as licitações, os contratos administrativos para as assinaturas das partes;

VI. contatar os fornecedores/prestadores para a assinatura dos contratos e, quando for o caso, providenciarem a garantia contratual;

VII. executar os procedimentos necessários para a publicação dos contratos, termos aditivos, rescisões e qualquer outro documento relativo à publicidade dos contratos administrativos;

VIII. solicitar ao requisitante a indicação do fiscal do contrato (titular e substituto) e, posteriormente, a portaria de nomeação do mesmo;

IX. encaminhar ao fiscal do contrato uma via do contrato e termos aditivos, para ciência e acompanhamento;

X. regulamentar, gerir e supervisionar a fiscalização de contratos e capacitar os respectivos fiscais, orientando-os quanto às providências necessárias para o fiel cumprimento das cláusulas contratuais, de acordo com as regras previstas na Guia de Fiscalização dos Contratos de Terceirização da Instrução Normativa nº. 02, de 30 de abril de 2008 do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão e suas alterações;

XI. verificar, continuamente, junto ao fiscal, se o contrato está sendo executado de acordo com a legislação vigente e as cláusulas pactuadas, acompanhando o fiel cumprimento da prestação do serviço e recomendando, em tempo hábil, medidas para a regularização das faltas e/ou defeitos observados na execução dos contratos;

XII. encaminhar os processos de contratação, após o recebimento da garantia, quando houver, ao setor de Contabilidade para extração de cópias que julgar pertinentes e procedimentos contábeis referentes ao registro do contrato e da garantia contratual em contas próprias;

XIII. receber as notas fiscais/faturas (devidamente atestadas pelos fiscais) dos contratos firmados pela Reitoria, acompanhadas de todos os documentos comprobatórios para a liquidação da despesa, indicando, se for o caso, os valores correspondentes à glosa ou aplicação de multas em decorrência de descumprimento contratual;

XIV. providenciar a autorização de pagamento das notas fiscais/faturas e após assinatura do ordenador de despesa encaminhá-las ao setor de Contabilidade para análise das retenções tributárias;

XV. solicitar abertura do processo de pagamento a partir do recebimento da primeira nota fiscal relativa ao contrato;

XVI. registrar em planilha específica a relação atualizada dos funcionários terceirizados de todas as unidades do IFRO para fins de controle, arquivo e informação aos órgãos de controle (informada pelo fiscal mensalmente);

XVII. instruir processos sobre reajuste de preços, liberação de cauções, prorrogação e renovação de contratos;

XVIII. processar e acompanhar os pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômicofinanceiro, verificando os pressupostos e documentos necessários;

XIX. operar e alimentar os sistemas informatizados inerentes a contratos da Reitoria, auxiliando nos lançamentos a serem feitos pelos Campi;

XX. propor à Diretoria de Administração a aplicação de multas e outras penalidades aos fornecedores e prestadores de serviços inadimplentes, com base nos registros das ocorrências comunicadas pelos fiscais;

XXI. operacionalizar a conta vinculada, nos termos da IN SLTI/MPOG nº 02/2008 e suas alterações e do Termo de Cooperação Técnica nº 01/2015 firmado com o Banco do Brasil;

XXII. analisar e manifestar-se sobre os relatórios de fiscais, adotando as providências necessárias dentro dos limites de sua competência;

XXIII. registar faltas e irregularidades cometidas por fornecedores, inclusive quanto ao prazo de entrega e à qualidade do material/serviço recebido, propondo, quando for o caso, aplicação de multas;

XXIV. propor normas e procedimentos com o objetivo de uniformizar e organizar o gerenciamento e a execução de contratos;

XXV. prestar apoio e assessoria aos Campi em assuntos relativos a contratos e convênios;

XXVI. fornecer todas as informações solicitadas inerentes à coordenação de contratos e convênios para comporem relatórios, tais como Relatório de Gestão e Prestação de Contas anual;

XXVII. subsidiar a interlocução entre a Reitoria e as empresas contratadas;

XXVIII. elaborar relatórios pertinentes às atividades da coordenação, sempre que solicitado;

XXIX. acompanhar a evolução legislativa e jurisprudências do TCU nos assuntos relacionados a contratos e convênios, pesquisando em sítios tais como AGU/NAJSP, Compras Sustentáveis (MPOG) e Tesouro Nacional, a fim de adequar os instrumentos contratuais à realidade da legislação e do IFRO;

XXX. manter arquivado e em boa ordem todos os processos administrativos referentes a contratos, durante toda a vigência dos mesmos, anexando-lhes todos os documentos recebidos pertinentes à execução do objeto da contratação; e

XXXI. executar outras funções que, por sua natureza, lhe sejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas pela Diretoria de Administração.