Instituto Federal de Rondônia

Coordenação de Protocolo e Arquivos

A Coordenação de Protocolos e Arquivos é responsável por coordenar e executar as atividades relativas ao protocolo e arquivo geral da Reitoria.

Atribuições

I. receber, autuar, registrar, distribuir, arquivar e expedir documentos, correspondências e processos, no âmbito da reitoria, em observância aos princípios da administração pública;

II. controlar o recebimento e expedição de documentos, correspondências e processos por meio de malote, correios ou em mãos;

III. encaminhar diretamente ao destinatário a correspondência de caráter particular recebida;

IV. garantir a segurança dos processos, documentos e correspondências que se encontram no setor, assim como do arquivo geral;

V. observar princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas.

VI. dispensar adequado tratamento físico aos documentos, preservando as informações ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, dentre outros;

VII. tramitar com celeridade a correspondência, documento e processo caracterizados como urgente;

VIII. emitir os Termos de desentranhamento de peças; desmembramento; desapensação; encerramento; abertura de volume subsequente; juntada de folha ou peça; retirada de folha ou peça; juntada por anexação; juntada por apensação; de ressalva; dentre outros, observando as normas legais;

IX. operar o sistema de protocolo, realizando os procedimentos necessários;

X. prestar informações sobre o trâmite de processos;

XI. arquivar, desarquivar e controlar os documentos constantes do arquivo geral; XII. manter atualizados os relatórios gerenciais da área de competência; e

XIII. desempenhar outras atribuições correlatas à área que lhe forem atribuídas pela chefia imediata ou superior.