Instituto Federal de Rondônia

ABIB/IFRO disponibiliza nova versão do sistema gerador de fichas catalográficas para TCCs

O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Rondônia (IFRO), por meio da Assessoria de Bibliotecas/Pró-Reitoria de Ensino (ABIB/Proen) e da Coordenação de Desenvolvimento de Sistemas (CDSIS/DGTI), disponibilizou uma nova versão do Sistema Gerador Automático de Fichas Catalográficas para Trabalhos de Conclusão dos Cursos de graduação e de pós-graduação (lato e stricto sensu) produzidos no âmbito da instituição.

A ficha catalográfica é um elemento pré-textual obrigatório, devendo ser inserida após a folha de rosto, conforme a ABNT NBR 14724:2024, e desempenha um papel fundamental tanto para a padronização quanto para a preservação e a disseminação do conhecimento acadêmico.

Mediante a crescente demanda de solicitações deste serviço, para automatizar o processo de elaboração das fichas catalográficas, a primeira versão do Sistema foi disponibilizada em março de 2023. Agora, a equipe levou em consideração as propostas de melhorias indicadas pelos bibliotecários e pelos usuários. A nova versão, disponibilizada no final de junho de 2025, representa um avanço significativo, especialmente pela mudança no fluxo de solicitação. Na nova versão, o bibliotecário é responsável pela elaboração das fichas, o que garante maior qualidade e padronização das fichas catalográficas.

Anteriormente, o próprio estudante preenchia um formulário e gerava automaticamente a ficha em formato PDF, sem necessidade de estar logado no Sistema Unificado da Administração Pública (SUAP). Agora, o estudante acessa o SUAP, clica no link “Ficha Catalográfica”, disponível no menu Ensino ⇒ Biblioteca, anexa a versão final do seu TCC. A solicitação é direcionada diretamente ao bibliotecário do campus ao qual está vinculado. O bibliotecário elabora a ficha catalográfica e a devolve ao estudante também por meio do Sistema SUAP.

Uma observação importante, segundo a Assessoria de Bibliotecas, é que o estudante conseguirá fazer a solicitação somente quando o status no módulo TCC do SUAP estiver como “Aguardando submissão do TCC no RI”, isto porque é preciso que o estudante já esteja com a versão final do seu trabalho.

Além da melhoria no fluxo, a CDSIS implementou automações no sistema, possibilitando o preenchimento automático de campos que já possuem informações registradas no SUAP, como nome do estudante e de seu orientador, título do trabalho, ano, nome da instituição, cidade e nome do bibliotecário responsável pela elaboração. Com a atualização, “a elaboração da ficha catalográfica tornou o processo mais célere e mitigou significativamente a ocorrência de erros de catalogação, promovendo maior qualidade e confiabilidade do registro bibliográfico”, esclarece a Bibliotecária do Campus Colorado do Oeste, Juliana Machado da Silva Sasset.

Outra funcionalidade incorporada é a possibilidade de emissão de dados quantitativos de atendimento, incluindo o número de fichas elaboradas, em aberto e em andamento por campus. Até o momento, houve 148 solicitações de fichas catalográficas, sendo a maior demanda proveniente do Campus Zona Norte, com 84 fichas elaboradas por meio do sistema. Informações importantes para os coordenadores de bibliotecas, que podem utilizá-las na elaboração de relatórios técnicos e institucionais, na gestão das demandas e no planejamento das ações desenvolvidas pelas bibliotecas do IFRO.

O Sistema Gerador Automático de Fichas Catalográficas do IFRO tem despertado o interesse de outras instituições que utilizam o SUAP. Nos dias 6 e 8 de agosto, a Bibliotecária Roseni Santos Rodrigues apresentou a nova versão do sistema a representantes de bibliotecas de Institutos Federais (IFs) de diferentes regiões do país. No dia 6, participaram da reunião de apresentação do sistema os bibliotecários dos seguintes Institutos Federais: Rio Grande do Norte (IFRN), Paraná (IFPR), Brasília (IFB), Triângulo Mineiro (IFTM) e Goiás (IFG); já no dia 8, estiveram presentes representantes de Alagoas (IFAL), Pernambuco (IFSertão-PE), Minas Gerais (IFMG) e Brasília (IFB). Além disso, outras instituições como do Ceará (IFCE), Maranhão (IFMA) e Rio de Janeiro (IFF) contactaram a CDSIS solicitando informações e disponibilização do código-fonte. “A receptividade em relação ao sistema apresentado foi positiva, e alguns desses Institutos já iniciaram tratativas para implantação do sistema em suas unidades”, explica Roseni.

A Bibliotecária Evandra Campos Castro, responsável pela Rede de Bibliotecas do Instituto Federal do Paraná (IFPR), que participou da reunião virtual de apresentação do sistema realizada no dia 6 de agosto, destaca que a experiência ampliou as perspectivas para a automatização do serviço de elaboração de ficha catalográfica no IFPR, com o apoio do IFRO. “Atualmente, esse serviço é realizado de forma manual e desintegrado do SUAP”. Além disso, ela pontua que gostou das funcionalidades desenvolvidas no Sistema SUAP, no módulo de bibliotecas, pois permitem a disponibilização de links para os serviços ofertados on-line pelas bibliotecas, reunindo essas informações em um único ambiente, o que facilita o acesso para o estudante. “Promovem agilidade nas tramitações necessárias e asseguram a observância aos princípios da eficiência, eficácia e efetividade nas ações da administração pública”, finaliza.